Neuen Vertrag erstellen
Klicke auf + Neuer Vertrag in der Vertragsliste. Das Formular öffnet sich als Modal.
Formularfelder
Pflichtfelder
- Name – Eindeutiger Vertragsname (z.B. „Microsoft 365 Business")
- Kategorie – Zuordnung zu einer Kategorie. Neue Kategorien kannst du direkt hier erstellen.
Allgemeine Felder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Anbieter | Name des Vertragspartners/Anbieters |
| Status | Aktiv, Gekündigt, Ausgelaufen oder Entwurf |
| Kosten | Betrag und Intervall (monatlich / jährlich / einmalig) |
| Währung | EUR, USD, GBP oder CHF |
| Verkaufspreis (VK) | Optionaler Weiterverkaufspreis, z.B. für Agenturen |
| Startdatum | Wann beginnt der Vertrag? |
| Enddatum | Wann läuft der Vertrag aus? |
| Kündigungsfrist | Anzahl Tage vor Enddatum für die Kündigung |
| Kontaktperson | Zuständiger Ansprechpartner |
| Abteilung | Zuordnung zu einer Abteilung (steuert Sichtbarkeit) |
| Notizen | Freitextfeld für Anmerkungen |
Zugangsdaten
Optional kannst du Zugangsdaten zum Vertrag speichern:
- Benutzername – Login-Benutzername
- Passwort – Wird sicher verschlüsselt gespeichert
- Lizenzschlüssel – Seriennummer oder Aktivierungscode
- URL – Link zum Dienst oder Login-Seite
Rechtsklick-Menü: In der Vertragsliste kannst du per Rechtsklick auf einen Vertrag schnell Benutzername, Passwort, Lizenzschlüssel oder URL in die Zwischenablage kopieren.
Dateien anhängen
Unter dem Formular kannst du per Drag & Drop Dateien hochladen (PDF, Bilder). Maximale Dateigröße: 10 MB pro Datei.
PDF-Erkennung
Beim Erstellen kannst du ein PDF hochladen. Die KI erkennt automatisch Vertragsnamen, Anbieter, Kosten, Laufzeiten und mehr. Die erkannten Daten werden als Vorschlag in die Felder eingetragen – du prüfst und bestätigst sie.
Vertrag bearbeiten
Klicke in der Liste auf einen Vertrag und dann auf das Stift-Symbol um Felder zu ändern. Alle Felder können nachträglich bearbeitet werden.
Vertrag löschen
Klicke auf das Papierkorb-Symbol und bestätige die Löschung. Gelöschte Verträge können nicht wiederhergestellt werden.
Hinweis: Nur Admins können Verträge löschen. Benutzer mit der Rolle „Benutzer" können Verträge nur erstellen und bearbeiten.